Автор: Дарья Игнатенко

Автор: Дарья Игнатенко

Компании тратят миллионы на бенефиты, но получают среднюю удовлетворённость сотрудников. Причина простая: одинаковый соцпакет не может понравиться всем. Молодому айтишнику неинтересна корпоративная страховка семьи, а сотруднику с детьми компенсация фитнеса менее ценна, чем путёвка в детский лагерь. Кафетерий льгот решает эту проблему: сотрудник сам выбирает, на что потратить выделенный компанией бюджет. Разбираем, как это работает на практике.

Кафетерий льгот даёт сотруднику выбор. Компания не решает за всех, что нужнее и полезнее. Каждый сам собирает свой набор бенефитов из предложенной витрины. Такой подход позволяет удовлетворить каждого, а не большинство.

Гибкие программы бывают трёх типов.

• Стандартный соцпакет

Один и тот же набор для всех.

• Частично гибкие льготы

Компания решает, что базовые льготы будут у всех: например, ДМС, компенсация мобильной связи, оплата обедов. А дополнительные позиции сотрудник выбирает сам: абонемент в спортзал, подарочная карта в магазин косметики, что-то ещё из витрины.

• Полностью гибкие льготы

Сотрудник собирает свой набор с нуля, включая ДМС. Некоторые не пользуются страховкой и предпочитают направить бюджет на другие цели.

Бюджет отражает то, что компания хочет поощрять. - я бы использовала термин “баланс баллов” или что-то подобное. Сначала восприняла, что общий бюджет АХРов считается исходя из того, что компания поощряет

Если задача повышать средний стаж, то чем дольше сотрудник в компании, тем больше его баланс в кафетерии. Если компания поддерживает семьи с детьми, то бюджет зависит от количества детей, а на витрине появляется больше «детских» позиций. Ещё бюджет (могут пополнять) пополняют за победы в корпоративных конкурсах, участие в субботниках, юбилеи и памятные даты.

Топ-3 категории:

• здоровье; (больше 60% сотрудников выбирают медицинское страхование)
• спорт; (более трети сотрудников выбирают спортивные активности, подписки и абонементы)
• дополнительное образование. (более трети сотрудников интересуются программами доп образования, языковыми курсами и тренингами по развитию soft-skills)

Дальше набор популярных бенефитов сильно зависит от компании: пола и возраста сотрудников, корпоративной культуры, региона, отрасли. К перечисленному часто добавляют детские бонусы (новогодние подарки, лагеря, подарочные карты в детский магазин), компенсацию питания и/или транспорта, льготные условия кредитования (в том числе ипотеку), мобильную связь.

По опыту экспертов, лучше не давать возможность заменить льготы денежным вознаграждением. Компания предоставляет сотруднику бюджет и предлагает выбрать, на что его направить. Кафетерий льгот — не пункт обмена, а инструмент повышения вовлеченности и лояльности сотрудника.

Представьте, что у вас как будто есть возможность поговорить с каждым сотрудником компании и спросить его: “что сегодня нужно именно тебе, чтобы ты ощущал заботу компании и почувствовал себя счастливее?”

В первую очередь через исследование спроса на конкретной аудитории. Инструменты понятные: опросы сотрудников и анализ активности пользователей внутри кафетерия.

Однако со сбором данных все не так просто. В опросах нужно корректно сформулировать свои вопросы и задать их в нужное время и в нужном месте. Ведь потребность в каком-либо бенефите может возникнуть в определенный сезон (например, приводим себя в форму к лету) или при определенных условиях (например, при выборе сертификата в продуктовый магазин, сотрудник может подумать: “ну почему нет карты в кафе на 1 этаже офиса?”)
Также важно не перегрузить опрос. Важно найти баланс между тем, чтобы респонденты не только смогли выразить свое мнение, но и дойти до конца опроса, а не бросили его на полпути.

При этом необязательно добиваться 100% прохождения опросов. Когда проценты ответов уже сформировались, а число участников растет медленно, то распределение ответов уже значимо не меняется. Мы делали предварительные выводы на основании 25-30% сотрудников компании.

Но как спросить так, чтобы с одной стороны результат можно было быстро проанализировать, а с другой не потерять инсайты?

Еще пару лет назад я бы настаивала на вопросах с четким перечнем ответов и минимумом вопросов с открытым ответом, так как анализ результатов мог занять не одну неделю. Но с развитием ИИ стало возможно обрабатывать огромные массивы данных в виде открытых ответов на вопросы, комментариев на вебинарах, обращениях в поддержку и пр. Все эти каналы могут принести те самые инсайты, которые помогут вам найти ключик к сердцу каждого сотрудника компании.

Также, по результатам опроса хорошим дополнением будут глубинные интервью в формате 1 - 1 или сбор небольших фокус-групп. Общение вживую с одной стороны даст вам ответы на оставшиеся вопросы, а с другой позволит сотрудникам ощутить свое личное участие в создание продукта для них.

Отраслевые исследования по бенефитам смотреть полезно, но инсайты оттуда нельзя внедрять без проверки на своей команде. Одна и та же льгота в разных компаниях может дать противоположные результаты.

Давайте рассмотрим на примере. Возьмем небольшое предприятие, где 80% сотрудников - мужчины, средний возраст 45 лет, 75% позиций в штатном расписании - рабочие профессии. Если мы составим типовой портрет нашего сотрудника, то скорее всего ему будут интересны льготы, связанные со здоровьем и компенсацией питания. Возможно, льготная ипотека, негосударственное пенсионное страхование и детские лагеря. Но очень вряд ли, что его заинтересует йога или стриминговая подписка.

В любом случае, это гипотеза, которую нужно проверить.

Универсальных сроков не существует: некоторые компании запускают кафетерий за 2 месяца, а у других проект длится год. Это зависит и от продуманности самой идеи кафетерия, и от готовности руководства к запуску.

На сроки влияют:

• уровень бюрократии в компании (например, долгие согласования);
• качество кросс-функционального взаимодействия (в проекте обязательно участвуют IT, финансы, внутренние коммуникации);
• количество бенефитов на витрине;
• формат — закупка платформы у провайдера под ключ или собственная разработка.

Подводных камней много: от выбора визуала и наполнения витрины до интеграции с учётными системами и настройки документооборота. Постарайтесь учесть всё до старта — в данном случае качество подготовки к запуску кафетерия играет роль.

Проект однозначно сложный и дорогой, поэтому ждать быстрых результатов не стоит.

Ответ зависит от IT-архитектуры компании. Можно доработать корпоративный портал, а можно сделать отдельный продукт и настроить интеграции с внутренними системами.

Эксперты чаще выступают за внутреннюю разработку. Готовое решение от подрядчика выглядит проще и дешевле в краткосрочной перспективе: ТЗ, пара месяцев, запуск. Но в будущем, когда потребуются доработки и поддержка, всё это оказывается сложнее и в итоге дороже.

Контроль бюджета и показатели эффективности

При запуске кафетерия у компании есть доходная часть (сколько валюты, кому и за что начислять) и расходная часть (какие бенефиты выставлены на витрину и в каком количестве). Обе части должны давать сумму бюджета на бенефиты, заложенную на год.

Простой пример. У компании есть 100 рублей на бенефиты. Из них 20 рублей уходит на курсы английского, 40 — на подарочные сертификаты, 20 — на мерч и 20 — на компенсацию транспортных расходов. Все это выставляется на витрину. Если IT-отдел не подведет, потратить больше этой суммы не получится.

Если на старте все рассчитано правильно и бенефиты корректно загружены на витрину, перерасхода бюджета не происходит по определению.

Продуктовые метрики:

• удовлетворённость наполнением витрины и общей методологией;
• техническое качество — скорость поддержки, доступность модуля, количество багов;
• активность пользователей — пользуются ли они вообще кафетерием.

Финансовые показатели:

• средняя стоимость на сотрудника, план/факт;
• план/факт в разрезе статей.

При создании кафетерия необходимы эксперты в налоговом законодательстве. Основные вопросы: учёт НДФЛ и учёт затрат на бенефиты (принимаемые или непринимаемые расходы).
Самый корректный и надежный вариант: включение бенефитов в систему оплаты труда и удержание НДФЛ там, где он возникает.

Разберем несколько примеров:

• Компенсация транспорта: если сотрудник имеет разъездной характер работы и это закреплено в ЛНА, то НДФЛ не возникает, а сама компенсация обусловлена производственной необходимостью. Однако если нет, то данная компенсация будет считаться натуральным доходом, ввиду чего возникнет НДФЛ и необходимость уплаты страховых взносов.
• Бенефит в виде мерча компании: если стоимость изделия не превышает 4 000 рублей (как и сумма всех потенциально облагаемых НДФЛ бенефитов по году), то НДФЛ не возникает. В случае превышения данной суммы требуется удержание налога.
• Обучение: данное направление интересно тем, что профессиональные курсы повышения квалификации с точки зрения документооборота могут быть представлены как целевое обучение в интересах работодателя, поэтому не будут считаться натуральным доходом конкретных сотрудников и НДФЛ не возникнет.

Исходя из вышеописанных примеров еще раз подчеркну важность привлечения команды налогов и внимательность в работе с документами (начиная с договора и заканчивая закрывающими документами)
Если затраты на бенефиты являются частью системы оплаты труда, то они учитываются в себестоимости, что снижает налогооблагаемую базу.

Однако в налоговом кодексе есть прямой перечень бенефитов, которые нельзя учесть в себестоимости и следует принимать как непринимаемые расходы. К ним относятся, например, “оплата занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу”. Однако помните, что законодательство может меняться, могут появляться исключения, поэтому нужно почаще консультироваться с командой налогового учета.

А теперь предлагаю поменять парадигму повествования. Выше мы описываем кейсы, когда программу бенефитов полностью ведет команда внутри компании. В этом сценарии много плюсов: можно сделать максимально адаптивную программу для компании и не зависеть от внешних подрядчиков. Но если мы взяли “кафетерий льгот под ключ”, то в учете у нас будут просто затраты на работу подрядчика и различных тонкостей не возникнет. Да, будет менее поворотливая система, дольше будут вносится изменения и доработки, длиннее путь клиента, но с точки зрения работы с подрядчиками и учета данный сценарий выглядит значительно проще.

Отдельная тема — благотворительность. Некоторые сотрудники активно занимаются ей самостоятельно и направляют свой баланс кафетерия на эти цели. Когда набирается нужная сумма, она уходит в благотворительную организацию. Это влияет на налогообложение: как правило такие операции освобождены от НДС. Но тема благотворительности несет больше стратегический характер: репутация, устойчивое развитие, поддержание надежных отношений с государством и сообществами, привлечение людей, лояльность клиентов и снижения нефинансовых рисков. Крупный бизнес и так занимается благотворительностью и поддерживает фонды, но вовлечение в этот процесс сотрудников дает возможность почувствовать свою причастность и влияние на процесс.

В корпоративную среду приходят зумеры. Их приоритеты смещены в сторону work-life balance, гибкого графика и развития, и это тоже важно учитывать при разработке и запуске кафетерия льгот.

Что будет набирать популярность:

• ретриты и корпоративные выезды на природу;
• обучающие курсы и мастер-классы;
• подписки на стриминговые сервисы;
• сервисы доставки;
• всё, что связано с восстановлением ресурса.

Классические позиции никуда не денутся, но в топе будут те, что помогают развиваться и восстанавливаться.