Определение оптимальной численности персонала ― одна из ключевых задач повышения операционной эффективности. Мы поговорили с Ириной Сахаровой, начальником управления по организационной эффективности Северстали, о грамотном планировании численности персонала, управлении производительностью труда, и о том, что снижение производительности не всегда негативно сказывается на бизнесе.
Какие факторы влияют на определение оптимальной численности персонала?
В первую очередь, это объем работы – один из основных факторов, который определяется количеством выполняемых задач и операций. Логично, что на больший объем работы потребуется больше сотрудников.
Далее мы смотрим на вариативность загрузки. Этот фактор учитывает возможные изменения в объеме работы: сезонные колебания или пиковые нагрузки. Если загрузка нестабильна, это может потребовать увеличения численности персонала для покрытия пиковых периодов. Постоянная нагрузка позволяет планировать численность более точно, тогда как неравномерная требует гибкости и быстрого реагирования.
Уровень зрелости бизнес-процессов также влияет на оптимальность численности персонала. Хорошо структурированные и автоматизированные процессы требуют меньшего количества работников, поскольку уходят многие рутинные операции.
Еще один фактор – это квалификация персонала. Чем она выше, тем более сложные задачи решают сотрудники, и тем больший объем работы они выполняют. Это позволяет уменьшать общую численность персонала.
Каковы основные подходы и методики расчета оптимальной численности персонала?
Наиболее популярным и современным на сегодня методом является драйверное планирование. Этот метод основывается на выделении ключевых факторов, определяющих необходимую численность персонала, и позволяет рассчитывать численность на основании ограниченного числа легко измеримых и прогнозируемых метрик.
Нормирование труда, известное со времен СССР, применяется все реже в силу своей трудоемкости. Статистический подход, основанный на анализе исторических данных по объему выполненных работ и численности персонала за определенный период, тем не менее продолжает использоваться. Еще один способ определения оптимальной численности – это сравнение производительности отдельных сотрудников и установление эталона, например, на основе медианного показателя.
Каждая из этих методик имеет свои плюсы и ограничения. Выбор метода зависит от специфики бизнеса, доступности данных и целей компании.
Как производительность труда связана с численностью персонала?
Производительность труда связана с численностью персонала через ключевые показатели эффективности. Во всех отраслях ключевой показатель работы компании в количественном выражении – это объем произведенной и реализованной продукции, товаров, работ/услуг. А производительность труда — это отношение объема к численности персонала.
Соответственно, изменение одного из этих показателей ведет к изменению уровня производительности. Если объем продукции растет, а численность остается прежней, то производительность увеличивается. Если численность снижается при неизменном объеме продукции, то производительность также возрастает, поскольку оставшийся персонал выполняет работу эффективнее.
Если меняются одновременно оба показателя, это может привести как к росту, так и снижению производительности, в зависимости от соотношения темпов роста объемов и численности.
Какие факторы влияют на определение оптимальной численности персонала?
В первую очередь, это объем работы – один из основных факторов, который определяется количеством выполняемых задач и операций. Логично, что на больший объем работы потребуется больше сотрудников.
Далее мы смотрим на вариативность загрузки. Этот фактор учитывает возможные изменения в объеме работы: сезонные колебания или пиковые нагрузки. Если загрузка нестабильна, это может потребовать увеличения численности персонала для покрытия пиковых периодов. Постоянная нагрузка позволяет планировать численность более точно, тогда как неравномерная требует гибкости и быстрого реагирования.
Уровень зрелости бизнес-процессов также влияет на оптимальность численности персонала. Хорошо структурированные и автоматизированные процессы требуют меньшего количества работников, поскольку уходят многие рутинные операции.
Еще один фактор – это квалификация персонала. Чем она выше, тем более сложные задачи решают сотрудники, и тем больший объем работы они выполняют. Это позволяет уменьшать общую численность персонала.
Каковы основные подходы и методики расчета оптимальной численности персонала?
Наиболее популярным и современным на сегодня методом является драйверное планирование. Этот метод основывается на выделении ключевых факторов, определяющих необходимую численность персонала, и позволяет рассчитывать численность на основании ограниченного числа легко измеримых и прогнозируемых метрик.
Нормирование труда, известное со времен СССР, применяется все реже в силу своей трудоемкости. Статистический подход, основанный на анализе исторических данных по объему выполненных работ и численности персонала за определенный период, тем не менее продолжает использоваться. Еще один способ определения оптимальной численности – это сравнение производительности отдельных сотрудников и установление эталона, например, на основе медианного показателя.
Каждая из этих методик имеет свои плюсы и ограничения. Выбор метода зависит от специфики бизнеса, доступности данных и целей компании.
Как производительность труда связана с численностью персонала?
Производительность труда связана с численностью персонала через ключевые показатели эффективности. Во всех отраслях ключевой показатель работы компании в количественном выражении – это объем произведенной и реализованной продукции, товаров, работ/услуг. А производительность труда — это отношение объема к численности персонала.
Соответственно, изменение одного из этих показателей ведет к изменению уровня производительности. Если объем продукции растет, а численность остается прежней, то производительность увеличивается. Если численность снижается при неизменном объеме продукции, то производительность также возрастает, поскольку оставшийся персонал выполняет работу эффективнее.
Если меняются одновременно оба показателя, это может привести как к росту, так и снижению производительности, в зависимости от соотношения темпов роста объемов и численности.
Можно ли считать снижение производительности признаком избыточной численности персонала?
Не всегда снижение производительности свидетельствует об избытке персонала, важно оценить влияние целого комплекса факторов. Изменение условий внешней среды, снижение эффективности процессов, техническое состояние оборудования, недостаточная квалификация или мотивация персонала могут негативно сказаться на производительности труда.
Для точного понимания причин снижения производительности нужно провести всесторонний анализ и разработать мероприятия по их устранению.
Снижение производительности – всегда ли это плохо для бизнеса?
Снижение фактической производительности может сопровождаться ростом экономической эффективности. Например, переход на выпуск более ценных и маржинальных продуктов может уменьшить общий объем производства, но повысить доходы компании. В таком случае падение производительности в физическом объёме не будет критичным, так как финансовые показатели улучшились.
Может ли падение производительности указывать на необходимость изменения структуры штата или технологии производства?
Если экономические показатели компании в целом положительные, то снижение производительности может быть приемлемым следствием стратегического выбора, направленного на повышение ценности продукции или улучшение качества обслуживания клиентов.
Значительное ухудшение всех ключевых показателей, включая EBITDA, требует неотложных мероприятий по снижению затрат и/или увеличения объемов за счет автоматизации, внедрения инновационных решений и трансформации процессов.
Пересмотр организационной структуры с целью сокращения дублирующих позиций или устранения избыточных уровней управления это must have вне зависимости от динамики производительности труда, т.к. помогает снизить операционные расходы, упростить рабочие процессы и стать более конкурентоспособными на рынке.
Как рассчитать необходимую численность персонала для достижения конкретных целей компании. Какие данные необходимы для точной прогнозирования?
Для расчета используются два основных подхода, которые зависят от самой цели и приоритетов в способе ее достижения.
Первый – "снизу вверх" – исходит из оценки объема работ и норм выработки. Здесь учитываются конкретные процессы и драйвера, на основе которых проводится расчет требуемого количества сотрудников.
Второй – "сверху вниз" – основан на целевых финансовых показателях, таких как необходимая величина EBITDA. Сначала определяются допустимые затраты на персонал исходя из планируемой прибыли, а затем рассчитываются соответствующие параметры численности. Этот метод позволяет оптимизировать затраты, но не гарантирует точного соответствия численности персонала реальной нагрузке.
Подход “снизу вверх” более точный, так как базируется на реальных данных о текущей производительности? а “сверху вниз” – более оптимальный.
Для верификации эффективности отдельных функций компании необходимы бенчмарки – внешние сравнительные данные. Они помогают сопоставить собственные показатели с отраслевыми стандартами и выявить потенциальные зоны для улучшений.
Какие современное технологии могут улучшить процесс планирования потребности в персонале?
Если мы говорим про массовые процессы, то, конечно, это Workforce Management Systems (WFM-системы). Сервис используют сложные математические модели, основанные на ключевых драйверах и нормах рабочего процесса. В систему встроены оптимизаторы и алгоритмы ИИ, которые помогают более точно прогнозировать нагрузку и численность персонала. Рассчитанный системой баланс времени распределяется в графики работы сотрудников. Благодаря этому можно эффективно распределять персонал по периоду времени – по году, месяцу, дню или часу в зависимости от потребностей. Например, в ритейле: не каждый час в торговом зале должно находиться одинаковое количество персонала – всё зависит от трафика. То же самое в производстве, где наблюдается сезонность, и в разные периоды времени необходимо разное количество персонала. Поэтому одну и ту же численность мы можем распределить, достигая оптимума. Соответственно, все накопленные исторические данные о прошлых изменениях в потребностях помогают предсказывать будущие колебания и более точно прогнозировать численность персонала.
Как сократить время планирования, согласования решений по численности персонала?
Прозрачный и контролируемый процесс планирования без лишней бюрократии и избыточного количества согласующих, а также наличие согласованных с бизнесом моделей для единого понимания критериев расчета позволят избежать разногласий и ускорят принятие решений.
Как сценарный и ретроспективный анализ помогает принимать решения по оптимизации численности персонала?
Ретроспективный анализ предполагает изучение динамики производительности в зависимости от объема работ, анализ изменений в структуре и численности персонала.
Ретроспективный анализ полезен для понимания текущего состояния дел и формирования реалистичных ожиданий, но сам по себе не всегда служит инструментом для непосредственной оптимизации численности. Однако он помогает принять обоснованные решения о необходимом количестве персонала в будущем на основе исторических данных по объемам.
Сценарный анализ позволяет моделировать различные сценарии развития событий (например, рост рынка, стагнация, экономический спад) и оценивать их влияние на численность персонала. Для каждого сценария можно оценить потребность в персонале с учетом рисков и возможностей.
Какие риски связаны с неправильным определением численности персонала? Каковы последствия при недостаточной и избыточной численности?
И недостаточная и избыточная численность приносят существенный риск.
Если персонала не хватает, компания не выполнит заявленный объем работ, что может привести к потере клиентов и доли рынка, снижению доходов и ухудшению репутации.
Избыточная численность персонала приводит к недополучению ожидаемого дохода из-за чрезмерных затрат на оплату труда, снижению рентабельности и неэффективному использованию ресурсов.
Каждая компания должна найти оптимальный баланс между недостатком и избытком персонала, учитывая целевую маржинальность и специфику отрасли.
Например, в компаниях с высокой маржей недостаток персонала более критичен, так как упущенная выгода от невыполненных заказов превышает затраты на содержание избыточного персонала. В сферах с низкой маржой избыточная численность персонала может оказать большее давление на финансовое состояние компании.
В производственных и высокотехнологичных отраслях небольшой избыток персонала вполне допустим, поскольку это гарантирует выполнение всех обязательств в условиях непредвиденных обстоятельств.
Благодаря эффективному управлению человеческими ресурсами компании достигают поставленных целей, сохраняют конкурентоспособность и гибко реагируют на вызовы в быстро меняющемся мире.
Не всегда снижение производительности свидетельствует об избытке персонала, важно оценить влияние целого комплекса факторов. Изменение условий внешней среды, снижение эффективности процессов, техническое состояние оборудования, недостаточная квалификация или мотивация персонала могут негативно сказаться на производительности труда.
Для точного понимания причин снижения производительности нужно провести всесторонний анализ и разработать мероприятия по их устранению.
Снижение производительности – всегда ли это плохо для бизнеса?
Снижение фактической производительности может сопровождаться ростом экономической эффективности. Например, переход на выпуск более ценных и маржинальных продуктов может уменьшить общий объем производства, но повысить доходы компании. В таком случае падение производительности в физическом объёме не будет критичным, так как финансовые показатели улучшились.
Может ли падение производительности указывать на необходимость изменения структуры штата или технологии производства?
Если экономические показатели компании в целом положительные, то снижение производительности может быть приемлемым следствием стратегического выбора, направленного на повышение ценности продукции или улучшение качества обслуживания клиентов.
Значительное ухудшение всех ключевых показателей, включая EBITDA, требует неотложных мероприятий по снижению затрат и/или увеличения объемов за счет автоматизации, внедрения инновационных решений и трансформации процессов.
Пересмотр организационной структуры с целью сокращения дублирующих позиций или устранения избыточных уровней управления это must have вне зависимости от динамики производительности труда, т.к. помогает снизить операционные расходы, упростить рабочие процессы и стать более конкурентоспособными на рынке.
Как рассчитать необходимую численность персонала для достижения конкретных целей компании. Какие данные необходимы для точной прогнозирования?
Для расчета используются два основных подхода, которые зависят от самой цели и приоритетов в способе ее достижения.
Первый – "снизу вверх" – исходит из оценки объема работ и норм выработки. Здесь учитываются конкретные процессы и драйвера, на основе которых проводится расчет требуемого количества сотрудников.
Второй – "сверху вниз" – основан на целевых финансовых показателях, таких как необходимая величина EBITDA. Сначала определяются допустимые затраты на персонал исходя из планируемой прибыли, а затем рассчитываются соответствующие параметры численности. Этот метод позволяет оптимизировать затраты, но не гарантирует точного соответствия численности персонала реальной нагрузке.
Подход “снизу вверх” более точный, так как базируется на реальных данных о текущей производительности? а “сверху вниз” – более оптимальный.
Для верификации эффективности отдельных функций компании необходимы бенчмарки – внешние сравнительные данные. Они помогают сопоставить собственные показатели с отраслевыми стандартами и выявить потенциальные зоны для улучшений.
Какие современное технологии могут улучшить процесс планирования потребности в персонале?
Если мы говорим про массовые процессы, то, конечно, это Workforce Management Systems (WFM-системы). Сервис используют сложные математические модели, основанные на ключевых драйверах и нормах рабочего процесса. В систему встроены оптимизаторы и алгоритмы ИИ, которые помогают более точно прогнозировать нагрузку и численность персонала. Рассчитанный системой баланс времени распределяется в графики работы сотрудников. Благодаря этому можно эффективно распределять персонал по периоду времени – по году, месяцу, дню или часу в зависимости от потребностей. Например, в ритейле: не каждый час в торговом зале должно находиться одинаковое количество персонала – всё зависит от трафика. То же самое в производстве, где наблюдается сезонность, и в разные периоды времени необходимо разное количество персонала. Поэтому одну и ту же численность мы можем распределить, достигая оптимума. Соответственно, все накопленные исторические данные о прошлых изменениях в потребностях помогают предсказывать будущие колебания и более точно прогнозировать численность персонала.
Как сократить время планирования, согласования решений по численности персонала?
Прозрачный и контролируемый процесс планирования без лишней бюрократии и избыточного количества согласующих, а также наличие согласованных с бизнесом моделей для единого понимания критериев расчета позволят избежать разногласий и ускорят принятие решений.
Как сценарный и ретроспективный анализ помогает принимать решения по оптимизации численности персонала?
Ретроспективный анализ предполагает изучение динамики производительности в зависимости от объема работ, анализ изменений в структуре и численности персонала.
Ретроспективный анализ полезен для понимания текущего состояния дел и формирования реалистичных ожиданий, но сам по себе не всегда служит инструментом для непосредственной оптимизации численности. Однако он помогает принять обоснованные решения о необходимом количестве персонала в будущем на основе исторических данных по объемам.
Сценарный анализ позволяет моделировать различные сценарии развития событий (например, рост рынка, стагнация, экономический спад) и оценивать их влияние на численность персонала. Для каждого сценария можно оценить потребность в персонале с учетом рисков и возможностей.
Какие риски связаны с неправильным определением численности персонала? Каковы последствия при недостаточной и избыточной численности?
И недостаточная и избыточная численность приносят существенный риск.
Если персонала не хватает, компания не выполнит заявленный объем работ, что может привести к потере клиентов и доли рынка, снижению доходов и ухудшению репутации.
Избыточная численность персонала приводит к недополучению ожидаемого дохода из-за чрезмерных затрат на оплату труда, снижению рентабельности и неэффективному использованию ресурсов.
Каждая компания должна найти оптимальный баланс между недостатком и избытком персонала, учитывая целевую маржинальность и специфику отрасли.
Например, в компаниях с высокой маржей недостаток персонала более критичен, так как упущенная выгода от невыполненных заказов превышает затраты на содержание избыточного персонала. В сферах с низкой маржой избыточная численность персонала может оказать большее давление на финансовое состояние компании.
В производственных и высокотехнологичных отраслях небольшой избыток персонала вполне допустим, поскольку это гарантирует выполнение всех обязательств в условиях непредвиденных обстоятельств.
Благодаря эффективному управлению человеческими ресурсами компании достигают поставленных целей, сохраняют конкурентоспособность и гибко реагируют на вызовы в быстро меняющемся мире.
Регистрация на Форум уже идет
Свяжитесь с нами, чтобы забронировать участие info@orgdevworld.ru